ACTES - Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé

 

RENOUVELLEMENT GENERAL DE 2020 - INFORMATION

Le renouvellement des mandats qui a découlé des élections municipales 2020 est susceptible d’avoir une incidence sur la transmission des actes au contrôle de légalité lorsqu’elle est réalisée de façon dématérialisée.

En effet, si le certificat d’authentification nécessaire à la transmission a été délivré au maire ou président de la collectivité, la fin du mandat de ce dernier entraine de plein droit la révocation du certificat. Cela a pour conséquence de rendre impossible la télétransmission jusqu’à l’obtention d’un nouveau certificat par la collectivité

Nous vous rappelons qu'il est préférable que ce certificat soit délivré à l’agent administratif qui procède matériellement à la transmission des actes et non à l’exécutif.


Qu'est-ce que @CTES ?

@CTES désigne le système d’information qui permet aux collectivités territoriales, à leurs Etablissements Publics Locaux ainsi qu’à leurs groupements de transmettre par voie électronique à la Préfecture les actes soumis au contrôle de la légalité.

Actes a été déployé par le Ministère de l’Intérieur à compter de 2004.

L’application s’est enrichie en 2012 d’un module permettant la télétransmission des actes budgétaires.


Pourquoi adhérer à @CTES ?

  • Il s'agit d'un outil moderne, simple et rapide
  • Il est fiable et sécurisé : l’acte est rendu exécutoire immédiatement grâce à un accusé réception automatique ayant valeur légale.
  • Il permet à la collectivité de réduire les coûts en matière de photocopies, d’affranchissement et de déplacement et de s’inscrire ainsi dans une démarche de développement durable.

Quels sont les actes concernés par la télétransmission ?

Tous les actes réglementaires et budgétaires soumis à l'obligation de transmission au contrôle de légalité, tels que :

  • Les délibérations
  • les décisions sur délégation de l'assemblée délibérante
  • les décisions individuelles
  • les documents budgétaires
  • les conventions relatives aux emprunts
  • les actes de commande publique
  • les actes d'urbanisme

Ces actes sont listés à l'article L.2131-2 du CGCT

Les actes qui ne font pas l'objet d'une transmission obligatoire au représentant obligatoire au représentant de l'Etat ne doivent être ni télétransmis, ni transmis par courrier.

Comment passer à l"@CTES" ?

1 – Choisir un opérateur de télétransmission homologué par le Ministère de l’Intérieur (consultez la liste )

2 – Prendre une délibération autorisant l’exécutif à signer avec le Préfet une convention relative à la télétransmission des actes (modèle ci-dessous, à adapter selon la collectivité)

> Modèle de délibération pour convention @ctes - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,08 Mb

3 – Signer une convention avec le Préfet du département (modèle ci-dessous, à adapter selon la collectivité)

> Modèle de convention @ctes - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,13 Mb

A noter :

- Pour les conventions signées avant 2012, il convient de signer un avenant permettant l'utilisation du module "actes budgétaires" (modèle ci-dessous)

> Modèle d'avenant pour Actes Budgétaires - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,03 Mb

- La collectivité peut décider de changer d'opérateur. Elle doit pour cela signer un avenant à la convention d'origine en précisant les données du nouvel opérateur (modèle ci-dessous)

> modèle d'avenant changement d'opérateur - format : ODT sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,07 Mb

Ces avenants doivent faire l'objet d'une nouvelle délibération de l'assemblée délibérante

Qui contacter ?

La référente @CTES à la Préfecture des Yvelines :

Dominique Chouteau – 01.39.49.75.18 – dominique.chouteau@yvelines.gouv.fr

Pour en savoir plus

Le site de la direction générale des collectivités locales (DGCL) du ministère de l'Intérieur : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/actes


Foire aux questions

Qui peut adhérer à @CTES ?

Les collectivités territoriales, les établissements publics locaux, les groupements (ex :EPCI)

A noter : Toute collectivité dotée d'une personnalité morale distincte doit signer sa propre convention avec le Préfet (ex : le CCASCentre communal d'action sociale, la Caisse des Ecoles…)

Peut-on doubler l'envoi électronique d'une transmission papier ?

Non. La double transmission d’un même acte, par voie électronique et par voie papier, est strictement interdite, et ceci afin de lever toute incertitude sur la date à laquelle l'acte devient exécutoire.

En cas d'erreur de transmission, que peut-on faire ?

En cas d'erreur de transmission, la personne disposant du certificat électronique peut procéder à l'annulation de l'envoi qu'elle a effectué, tant que l'acte n'a pas été contrôlé.

L'annulation d'un acte dans l'application conduit à faire comme si la transmission n'avait jamais eu lieu. En conséquence, il ne sera exécutoire qu'à compter de la réception de l'accusé réception de la nouvelle transmission

Une collectivité peut-elle télétransmettre un arrêté le dimanche ?

Les actes peuvent être envoyés 7j/7 et 24h/24. Les délais de recours tiennent compte des jours ouvrés et fériés.

Faut-il envoyer les pièces annexes avec l’acte ?

Oui. Le contrôle de légalité s’exerce sur l’acte lui-même et ses pièces jointes.

Comment fonctionne "actes budgétaires" ?

Un acte budgétaire est constitué d'un document budgétaire et d'une délibération

Tous les actes budgétaires (budget primitif, budget supplémentaire, compte administratif, décision modificative) doivent être transmis vers @CTES dans la matière 7.1, en utilisant la nature d'acte 5.

L'envoi comprend la délibération en format pdf et le document budgétaire sous la forme d'une maquette au format XML et "scellé" avec l'application TotEM.

Cet envoi permet au document d'être intégré à l'application "actes budgétaires"

Quelle taille maximale peuvent avoir les documents télétransmis ?

La taille limite est fixée à 150 Mo par flux.

Y a t il un archivage des actes ?

Les collectivités territoriales ont l'obligation légale d'assurer l'archivage des actes qu'elles édictent. Il n'appartient pas à la préfecture de se substituer aux collectivités dans leurs obligations d'archivage. L'application @CTES n'a pas vocation actuellement à servir de plateforme d'archivage.

Le recours à la signature électronique des actes est-il obligatoire ?

Le recours à un dispositif de signature électronique est facultatif.

En revanche, les collectivités ne disposant pas de ce dispositif et télétransmettant leurs actes non signés s'engagent à conserver dans les registres les originaux de ces actes et les mettre le cas échéant à disposition du Préfet.

Quelle validité des conventions après les élections municipales ?

Les élections municipales se sont déroulées en 2020.

- Les conventions de télétransmission électronique, même signées par le maire issu des précédentes élections restent en vigueur après les élections.

- Les certificats de signature sont nominatifs et renvoient à la personne physique. Ils doivent donc être renouvelés en cas de changement de fonction.

A noter : Lors de la période transitoire, il convient de revenir à la signature manuscrite ou via @ctes, avec la mention des noms, prénoms et fonctions des signataires.

- Le certificat d'authentification personnel (RGS**), délivré à la personne qui télétransmet, est nominatif. Seul le titulaire peut l'utiliser.

Si ces certificats ont été délivrés aux élus, ils doivent être renouvelés après les élections. Si ils sont détenus par le personnel municipal en charge de la télétransmission, il peut les conserver

Le mode "multi canal"

Le mode "multi canal", proposé aux collectivités permet de gérer le dépôt d'un acte en préfecture dont l'une des pièces jointes ne peut être transmise qu'au format papier